Công việc Gây quỹ tại tổ chức phi lợi nhuận -Trả lời câu hỏi Đầu tiên - Tiền đâu?
Nếu bộ phận Chương trình được xem là khung xương của tổ chức, thì bộ phận Gây quỹ có thể được xem là cánh tay phải đắc lực giúp tổ chức huy động được những nguồn lực cần thiết để triển khai dự án. Công việc này đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn, cũng như nghệ thuật xây dựng mối quan hệ với nhiều đối tác khác nhau. Đây cũng là một vị trí hấp dẫn, nhiều hứa hẹn nhưng cũng đầy thử thách dành cho các bạn trẻ mong muốn dấn thân trên con đường tạo tác động xã hội hôm nay.
Bài viết hôm nay chia sẻ phần phỏng vấn với chị Angelique Masse Nguyen - Hiện đang là Trưởng bộ phận Gây quỹ và Truyền thông của tổ chức Saigon Children's Charity (tổ chức phi lợi nhuận quốc tế hoạt động về lĩnh vực trẻ em tại Việt Nam từ năm 1992), sẽ cho độc giả có cái nhìn cụ thể hơn về công việc này.
Đầu tiên, chị có thể chia sẻ sơ lược về công việc Gây quỹ được không?
Có thể nói vui đây là bộ phận “mang tiền về cho tổ chức". Các tổ chức phi lợi nhuận thường có nguồn lực hạn chế, do đó, để tổ chức và duy trì hoạt động hay mở rộng quy mô chương trình, sẽ cần huy động nhiều nguồn lực từ tài chính, nhân lực, vật lực, hay những hỗ trợ về mặt địa điểm, vận chuyển, hậu cần, quà tặng … để giúp một chương trình có thể triển khai thành công và mang lại những tác động tích cực.
Đây cũng là bộ phận mà đa số các bạn sẽ phải đi ra ngoài gặp gỡ và giao tiếp với nhiều đối tác khác nhau. Bạn sẽ có mặt trong những buổi giao lưu, sự kiện, hội thảo, hay chủ động sắp xếp các cuộc gặp với các đối tác tiềm năng nhằm tìm kiếm cơ hội hợp tác, đồng hành. Chính vì thế, bộ phận này cũng phải rất am hiểu về tổ chức của mình từ sứ mệnh, tầm nhìn, đối tượng hướng tới, vấn đề đang giải quyết và cả những chương trình cụ thể.
“Vị trí Gây quỹ sẽ được xem là người đại diện tổ chức để truyền thông ra bên ngoài, do đó, đây là vị trí quan trọng và cần thiết ở nhiều tổ chức phi lợi nhuận hiện nay.”
Về câu chuyện cá nhân, quyết định đảm nhiệm vị trí này là vì chị muốn có thể kiểm soát tốt hơn nguồn lực mà tổ chức có thể có được để thực hiện chương trình. Trước đây, khi còn là một nhân viên công tác xã hội, rất nhiều lần chị cảm thấy nản lòng và bất lực khi muốn giúp đỡ nhiều trẻ em khó khăn hơn, nhưng vì tổ chức giới hạn về tài chính nên đã không thể mở rộng quy mô chương trình. Điều này là nỗi trăn trở lớn thôi thúc chị đảm nhiệm vị trí Gây quỹ trong hơn 15 năm nay để giúp tổ chức chủ động hơn về nguồn lực, từ đó, giúp đỡ được nhiều trẻ em hơn, tạo ra nhiều tác động hơn.
Vậy đây có phải là vị trí bắt buộc ở một tổ chức phi lợi nhuận?
Có thể nói sẽ luôn có một người đảm nhiệm công việc gây quỹ ở các tổ chức phi lợi nhuận. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào quy mô và chiến lược mà một tổ chức có quyết định đầu tư hẳn bộ phận chuyên đảm nhiệm công việc này hay không.
Gây quỹ có thể trở thành một phòng ban lớn hơn khi được tích hợp với Truyền thông để trở thành phòng Truyền thông - Gây quỹ. Ở Saigon Children's Charity, có 2 bạn đảm nhiệm vị trí Gây quỹ, 2 bạn phụ trách Truyền thông, 1 bạn chịu trách nhiệm về sự kiện và chị sẽ là quản lý chung của bộ phận.
Một ngày của chị sẽ trông như thế nào?
Chị bắt đầu một ngày làm việc với việc kiểm tra lại danh sách các nhà tài trợ tiềm năng (hay còn gọi là donor pipeline) mà mình đã thu thập và sắp xếp trước đó. Xác định đâu là những đối tác theo thứ tự ưu tiên để bắt đầu thiết lập mối quan hệ, hay đâu là những bên mình đã liên lạc để tiếp tục trao đổi. Đây là cả một quá trình tìm hiểu, trao đổi nhu cầu của hai bên, và đề cập đến cơ hội hợp tác với những dự án phù hợp. Lúc này, chị sẽ xây dựng những Hồ sơ kêu gọi tài trợ (proposal) tương ứng với từng đối tác và gửi cho họ., Sau đó, chị theo dõi và tiếp tục trao đổi cụ thể với các đối tác tiềm năng dựa trên đề nghị tài trợ.
Trong quá trình làm, chị cũng phải đảm bảo đối tác hài lòng với chương trình và biết được những khoản đóng góp của họ được sử dụng cụ thể ra sao. Việc liên tục cập nhật về tiến độ dự án, thông báo về cách thức phân bổ nguồn quỹ, và những báo cáo sau dự án sẽ giúp đối tác thấy được vai trò và sự tác động của mình trong suốt quá trình diễn ra dự án.
Sẽ tốt hơn nữa nếu người gây quỹ có thể tạo cơ hội để nhà tài trợ tham gia vào dự án một cách trực tiếp hay tương tác với cộng đồng thụ hưởng, như ở Saigon Children’s Charity thì chị mời nhà tài trợ tham gia trao học bổng cho trẻ em, để họ có trải nghiệm và đánh giá thực tế về dự án. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý, tuỳ vào bối cảnh dự án mà sắp xếp cho phù hợp. Ví dụ, bạn sẽ cần cân nhắc kỹ lưỡng việc có nên mời nhà tài trợ có mặt trong hoạt động với trẻ tự kỷ, do các vấn đề đặc thù như các em khó có thể tiếp xúc với người lạ, vấn đề về quyền riêng tư. Lúc này, sự ưu tiên sẽ dành cho đối tượng thụ hưởng để đảm bảo họ cảm thấy thoải mái với hoạt động của tổ chức.
Đây là lúc vai trò của người Gây quỹ được thể hiện:
“Làm sao tạo ra cơ hội để nhà tài trợ hiểu và tham gia dự án, nhưng đồng thời cũng thể hiện sự tôn trọng cần thiết với người thụ hưởng trong từng hoàn cảnh cụ thể.”
Công việc thông thường của nhân viên Gây quỹ:
Tìm kiếm & thiết lập mối quan hệ với những nhà tài trợ mới
Cập nhật tình hình dự án với các nhà tài trợ hiện tại
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tài trợ hiện tại và giúp họ thấy mình là một phần góp nên sự thành công của dự án/tổ chức
Theo chị, để đảm nhận vị trí này, người mới vào nghề nên phát triển những kỹ năng nào?
#1: Khả năng phục hồi nhanh chóng
Khi đảm đương vị trí này, bạn cần xác định sẽ nhận được nhiều lời từ chối hơn là đồng ý từ những đối tác tiềm năng. Có nhiều lý do phía sau như nhà tài trợ tìm được tổ chức khác phù hợp hơn, hay việc thay đổi sự ưu tiên trong sử dụng ngân sách, hay họ không đủ tiền tài trợ, … Do đó, nhận thức được những thực tế này rất quan trọng để bạn không đo lường sự thành công của mình từ những lần nhận được câu trả lời “không” đó. Khả năng phục hồi chính là cách bạn bảo vệ bản thân khỏi những ưu tư không đáng có từ những tình huống trên để tiếp tục công việc của mình.
Dù rằng, công việc này thường khiến bạn phải nói về “tiền bạc", nhưng đừng vì vậy mà sợ hãi. Thực hành việc tự tin nói chuyện về số tiền tài trợ, đàm phán để có được những khoản hỗ trợ phù hợp cho cả hai bên là điều bạn cần tập trung. Nguồn lực ở khắp mọi nơi, vấn đề là bạn biết đâu là nơi để tìm ra chúng.
Bạn cũng có thể sắp xếp cách suy nghĩ về mục tiêu gây quỹ theo hướng rộng hơn để giảm bớt áp lực cho bản thân. Ví dụ, bạn có mục tiêu kêu gọi được 100,000$ - một con số thật “đáng sợ". Nhưng nếu bạn chia nhỏ bằng cách tìm kiếm 10 nhà tài trợ có thể đóng góp 10,000$ thì mục tiêu trở nên dễ chinh phục hơn.
#2: Sự sáng tạo
Gây quỹ cũng đòi hỏi nhiều sự sáng tạo, vì bạn phải lựa chọn cách tiếp cận phù hợp với từng đối tác. Bạn cũng phải sáng tạo khi lên ý tưởng thực hiện các chương trình gây quỹ - đây là điều mà ở Saigon Children’s Charity, chị và đội nhóm của mình thường xuyên thực hiện.
Đơn cử, Chiến dịch Gây quỹ cộng đồng Em không lẻ loi là một trong những sáng kiến hỗ trợ trẻ em mồ côi do Saigon Children’s Charity khởi xướng nhằm ứng phó khẩn cấp với những hậu quả do Covid-19 gây ra trong năm 2021.
Dự án nhận đã được hưởng ứng mạnh mẽ từ cộng đồng. Ca khúc Em không lẻ loi sáng tác bởi JustaTee cũng được lấy cảm hứng từ chính sáng kiến này, cũng góp phần truyền tải những thông điệp yêu thương và kêu gọi thêm sự đóng góp của cộng đồng cho chiến dịch gây quỹ.
#3: Xây dựng mối quan hệ
Đối tác không tài trợ tiền vì tổ chức của bạn, mà vì họ tin tưởng bạn. Họ có thể lắng nghe bạn kể về dự án hay tổ chức của mình, nhưng phần lớn họ lắng nghe vì chính bạn, chứ không phải ai khác đã mang đến cho họ cơ hội để đóng góp và cống hiến nhiều hơn cho cộng đồng, bởi vì họ nhìn thấy được bạn rất đam mê và tin tưởng vào công việc mình đang làm.
Xây dựng mối quan hệ, thực chất là xây dựng lòng tin bằng chính sự chân thành và uy tín của bạn. Trong rất nhiều trường hợp, bạn và nhà tài trợ có thể trở thành những người bạn thực sự ngoài đời. Đó là điều mà chị đã và đang có được. Dù rằng, những phần việc khó nhất như triển khai dự án thường thuộc về bộ phận chương trình (cười), chị lại là người nhận được rất nhiều lời cảm ơn nhất. Và chị thấy rất biết ơn về những gì mình nhận được.
“Xây dựng mối quan hệ, thực chất là xây dựng lòng tin bằng chính sự chân thành và uy tín của bạn”
Ở các quy mô tổ chức khác nhau thì yêu cầu công việc có khác nhau không ạ? Chị có nghĩ những bạn hướng ngoại sẽ đảm nhiệm công việc này tốt hơn những bạn hướng nội?
Tất nhiên sẽ có những sự khác biệt, vì quy mô khác nhau đòi hỏi chiến lược gây quỹ khác nhau.
Với những tổ chức mới thành lập có quy mô nhỏ, chưa có nhà tài trợ nào, thì chiến lược là mình cần gặp gỡ và trao đổi rất nhiều người để có thể thiết lập danh sách những nhà tài trợ tiềm năng và phát triển mối quan hệ với họ. Giai đoạn này đòi hỏi bạn phải làm việc rất chăm chỉ, và không ngừng nỗ lực để có được nhà tài trợ đầu tiên. Bạn cần thoải mái khi nói chuyện với người lạ, hoặc khi bị từ chối thì bạn vẫn sẽ không nao núng. Thực chất, phần trăm bị từ chối trong những lần đầu tiên là rất cao, xác suất thành công có khi chỉ 1/10, nhưng chính nhờ quá trình đó, bạn sẽ trở nên bền bỉ, kiên nhẫn và giỏi giang hơn.
Khi ở những tổ chức lớn hơn một chút (quy mô vừa), bạn có thể không cần đảm nhiệm nhiệm vụ phát triển danh sách nhà tài trợ tiềm năng, nhưng bạn sẽ cần tập trung vào việc xây dựng những kỹ năng cụ thể. Ví dụ, bạn sẽ cần “hướng ngoại" một chút, vì công việc đòi hỏi bạn phải đi giao lưu, gặp gỡ nhiều đối tác. Tuy nhiên, tính cách hướng ngoại hay hướng nội không ảnh hưởng nhiều tới chất lượng công việc nếu bạn biết đâu là điểm mạnh để phát huy và có những chiến lược phù hợp. Ví dụ không đâu xa, bản thân chị là người hướng nội nhưng chị vẫn có thể làm được cả về Gây quỹ và Truyền thông. Thực tế cho thấy những người gây quỹ thành công nhất lại là kiểu người hướng nội.
Còn khi bạn làm việc cho một tổ chức lớn với đầy đủ các bộ phận, phòng ban, thì có thể bạn chỉ đảm nhiệm một nhiệm vụ cụ thể như email cho đối tác cập nhật tiến độ, làm báo cáo dự án, … Dù vậy, đây cũng là cơ hội tốt để bạn quan sát & học hỏi được quy trình một cách bài bản, hay biết cách sử dụng các phần mềm quản lý như Quản lý hệ thống khách hàng - CRM (Customer Relationship Management) hoặc được đào tạo chuẩn chỉnh nhất. Dù vậy, sẽ có lúc bạn cảm thấy mình chỉ là một mắt xích trong quy trình, và đôi khi nản lòng vì chưa được làm bao quát hết các chức năng của bộ phận gây quỹ.
Chị có lời khuyên nào dành cho những bạn mới ra trường về việc lựa chọn tổ chức mình sẽ tham gia không?
Lời khuyên của chị là nên dựa vào định hướng phát triển của cá nhân, trả lời câu hỏi: bạn tìm kiếm điều gì ở công việc, hiểu rõ tính cách, điểm mạnh, điểm yếu của mình để cân nhắc lựa chọn quy mô tổ chức để làm việc.
Ví dụ, nếu bạn có xu hướng làm việc độc lập, muốn giao lưu với nhiều người, có sự sáng tạo thì bạn có thể phù hợp với những tổ chức quy mô nhỏ và vừa. Nhưng nếu bạn muốn học hỏi về những khung sườn (framework) của hoạt động gây quỹ hay muốn sử dụng những kỹ năng chuyên môn như quản lý hệ thống khách hàng (CRM), … thì bạn có thể lựa chọn các tổ chức có quy mô lớn hơn.
Làm việc tại các tổ chức danh tiếng cũng có thể giúp bạn xây dựng được hồ sơ cá nhân (profile) uy tín hơn. Sau đó, chuyển sang làm việc tại các tổ chức nhỏ hơn sẽ giúp bạn có cơ hội nắm được các vai trò chủ chốt và phát triển rất nhanh chóng, vì lúc này bạn đã có được sự tin tưởng trong mạng lưới của mình.
Chị hy vọng các bạn sẽ tìm thấy những tổ chức phù hợp để cống hiến và phát triển. Và chị cũng tin các bạn sẽ tìm thấy những giá trị sâu sắc khi cho mình cơ hội dấn thân trên hành trình tạo tác động xã hội này. Chúc các bạn thành công. (còn tiếp)
Cảm ơn chị đã dành thời gian chia sẻ.
Bài viết nằm trong series phỏng vấn những người thực hành trong lĩnh vực Tác động xã hội đầu tiên tại Việt Nam mang tên “Mở đường dẫn lối" do Dear Our Community khởi xướng.
(Còn tiếp - Đâu là những loại hình gây quỹ và những “case study” thực tế?)
Làm sao để đọc tiếp về chủ đề & trao đổi sâu hơn với chị Angelique?
Cách 1: Tiếp tục theo dõi loạt bài phỏng vấn tiếp theo trong thời gian tới về các công việc Gây quỹ và Truyền thông.
Cách 2: (quan trọng lắm nè): Nhấn theo dõi Dear Our Community và tham gia cộng đồng bạn trẻ dấn thân với các công việc tạo tác động xã hội TẠI ĐÂY để không bỏ lỡ những cập nhật mới nhất.
Chị Angelique là Trưởng bộ phận Gây quỹ và Truyền thông của tổ chức phi lợi nhuận Saigon Children's Charity. Trong 15 năm qua, chị đã dẫn dắt đội nhóm của mình thực hiện nhiều dự án đổi mới được thúc đẩy bởi mong muốn có thể sử dụng những kỹ năng có được trong việc tạo ra những thay đổi tích cực trong cộng đồng, bên cạnh việc ứng dụng khoa học - công nghệ. Chị có chuyên môn sâu về việc huy động những nguồn lực đa dạng lên đến hàng triệu đô la để hỗ trợ giáo dục tại khu vực Đông Nam Á. Chị cũng là thành viên hội đồng tín thác tại SOFII, Nơi trưng bày những ý tưởng gây quỹ đổi mới và truyền cảm hứng, được thành lập bởi chính những người làm công việc Gây quỹ cho chính cộng đồng này. |
Saigon Children’s Charity CIO (saigonchildren) được thành lập năm 1992 với sứ mệnh giúp đỡ trẻ em và thanh thiếu niên có hoàn cảnh khó khăn ở Việt Nam phát triển hết tiềm năng của mình, vượt qua những rào cản về kinh tế, địa lý, kiến thức và những khiếm khuyết để đến trường. |
![[RECAP GATHERING #6] KINH TẾ TUẦN HOÀN THỰC SỰ LÀ GÌ?](https://static.wixstatic.com/media/f2af8c_85b8c96faede4d568038ea4fbec965fa~mv2.png/v1/fill/w_93,h_53,fp_0.50_0.50,q_95,enc_auto/f2af8c_85b8c96faede4d568038ea4fbec965fa~mv2.png)
