Vì sao gọi bộ phận chương trình là “xương sống" của tổ chức phi lợi nhuận?
Theo một khảo sát được thực hiện năm 2021, có đến 87% người dân biết hoặc từng nghe đến các dự án hay tổ chức phi lợi nhuận - điều này cho thấy mức độ phổ biến của lĩnh vực phi lợi nhuận tại Việt Nam. Phi lợi nhuận cũng được cho là hấp dẫn nhiều bạn trẻ có mong muốn và khát khao góp phần giải quyết những vấn đề khó khăn của xã hội.
Tính tới năm 2020, Việt Nam có hơn 7000 tổ chức phi lợi nhuận hoạt động đa dạng ở nhiều lĩnh vực, đề xuất những giải pháp thiết thực cho những vấn đề xã hội hiện nay. Và thông thường, bộ phận chương trình chính là nơi ươm mầm, phát triển những ý tưởng thành giải pháp để giải quyết vấn đề mà tổ chức đó đang hướng tới. Do đó, có thể nói bộ phận chương trình là “xương sống” của một tổ chức phi lợi nhuận khi đảm nhận nhiệm vụ trọng tâm và cốt lõi này.
Vậy công việc cụ thể của bộ phận chương trình là gì?
Bạn muốn theo đuổi công việc làm về chương trình cần chuẩn bị những gì?
Dear Our Community mời bạn cùng theo dõi nội dung trao đổi với chị Nhi - Nguyên Giám đốc Điều hành của CHANGE - Trung tâm Hành động vì Môi trường và Phát triển, để có cái nhìn rõ hơn về những yêu cầu, và những cơ hội phát triển với vị trí làm về chương trình nhé!
Vì sao gọi chương trình là xương sống của một tổ chức phi lợi nhuận?
Chị nghĩ có thể hình dung rõ hơn bằng một ví dụ về doanh nghiệp. Thông thường, một doanh nghiệp sẽ luôn có sản phẩm, hay dịch vụ cụ thể nhằm giải quyết một nhu cầu nào đó của khách hàng mục tiêu. Tương tự, mỗi tổ chức phi lợi nhuận đều chọn cho mình một vấn đề nào đó để giải quyết. Đó có thể là truyền thông nâng cao nhận thức về bảo vệ môi trường cho người dân, mang những cơ hội về giáo dục về vùng sâu vùng xa cho các em học sinh, hay cung cấp các chương trình hỗ trợ & nâng cao năng lực cho các tổ chức cộng đồng, …
Do đó, bộ phận chương trình gần như chịu trách nhiệm chính trong việc phát triển các chương trình, sáng kiến, dịch vụ cụ thể nhằm đưa ra giải pháp cho một vấn đề mà tổ chức đang hướng tới. Chương trình chính là “sản phẩm”, “dịch vụ" của tổ chức. Nếu không có chương trình thì tổ chức sẽ không tồn tại được.
Vì đây là bộ phận cốt lõi của một tổ chức phi lợi nhuận, nên bộ phận này thường cần một đội ngũ nhiều thành viên cùng hoàn thành khối lượng công việc, phát triển và xây dựng chương trình.
Em đã nghe nói nhiều về các tổ chức phi lợi nhuận, nhưng chưa biết rõ về yêu cầu công việc của một người làm chương trình, chị có thể chia sẻ giúp em không?
Yêu cầu công việc mà những bạn ở bộ phận chương trình sẽ làm thường sẽ đi qua một quy trình chung như dưới đây:
Đầu tiên cần xác định vấn đề chương trình bằng cách đặt những câu hỏi như: Vấn đề cụ thể nào mà tổ chức đang quan tâm và muốn giải quyết? Tại sao cần giải quyết vấn đề đó? Hay Giải quyết vấn đề đó để làm gì?
Thường các tổ chức phi lợi nhuận sẽ giải quyết các vấn đề về xã hội, riêng đối với CHANGE thì giải quyết các vấn đề về môi trường mà tổ chức quan tâm như: vấn nạn tiêu dùng động vật hoang dã quá mức, ô nhiễm môi trường, biến đổi khí hậu, và nhiều vấn đề khác.
Bước tiếp theo là cần phân tích kỹ hơn về đối tượng chịu tác động, ảnh hưởng bởi vấn đề đó. Ví dụ, khi làm về biến đổi khí hậu thì mình xác định cộng đồng bị ảnh hưởng chính là những hộ dân sống trong khu vực bị tác động ở Đồng Bằng Sông Cửu Long; hay cộng đồng sống gần một khu rừng bị tàn phá, hay bà con bị ảnh hưởng bởi lũ lụt, … Do đó, những bạn làm chương trình phải rất hiểu cộng đồng mình mà mình sẽ hướng đến.
Tiếp tới là việc đề xuất giải pháp, hay có thể gọi là chương trình mà các tổ chức phi lợi nhuận xây dựng để phục vụ cho cộng đồng. Những giải pháp, hoạt động trong chương trình sẽ được lên kế hoạch và trình bày chi tiết nhằm phục vụ mục đích triển khai hoặc dùng để gửi đi cho các nhà tài trợ, kêu gọi sự đóng góp hay đồng hành cùng chương trình. Vì thế, tuỳ vào loại chương trình mà sẽ có thể cần sự tham gia của các bộ phận khác như marketing - truyền thông, gây quỹ, … để cùng xây dựng kế hoạch tổng thể.
Bộ phận chương trình cũng sẽ phải đảm nhận nhiều công việc về hậu cần bên trong để có thể triển khai chương trình theo kế hoạch. Đơn cử như việc: xin giấy phép tổ chức hoạt động, phải làm việc với cơ quan chức năng, cơ quan địa phương, tổ chức đào tạo về chương trình cho các đội nhóm khác để hỗ trợ và phối hợp hiệu quả. Trong quá trình đó, các bạn vẫn phải đảm bảo kiểm soát được các nguồn thu chi, quản lý nhân sự, quản lý rủi ro, mà chị hay gọi vui là “bộ phận ba đầu sáu tay" vì có rất nhiều thứ mà các bạn phải quản lý và điều phối.
Bước cuối cùng trong quy trình này là đánh giá dự án. Để đánh giá mức độ thành công của dự án thì có nhiều cách như thực hiện bảng khảo sát, phỏng vấn, hay dựa vào những con số có thể đo lường được. Toàn bộ đánh giá này sẽ được trình bày thành Báo cáo dự án và gửi cho những bên liên quan như đối tác, nhà tài trợ, cơ quan chức năng, cộng đồng địa phương, …
Báo cáo dự án cũng sẽ cho bạn nhiều bài học để cải thiện cho các chương trình sau, hay mở ra nhiều cơ hội như việc mở rộng quy mô dự án, hoặc triển khai dự án cho những cộng đồng khác phù hợp hơn.
Có vẻ người làm về chương trình phải rất đa năng và cần nhiều kỹ năng khác nhau. Theo chị, đâu là những kỹ năng và những kiến thức cần thiết để đảm nhiệm công việc này?
Một bạn làm về chương trình cần bộ kỹ năng rất đa dạng. Điển hình nhất là kỹ năng quản lý dự án (theo quy trình mà chị đã chia sẻ phía trên). Cụ thể trong đó thì bao gồm nhiều thành tố nhỏ như: quản lý thời gian; xây dựng kế hoạch chi tiết; kỹ năng trình bày; quản lý rủi ro; hay giải quyết xung đột (nếu có), …
Tuỳ thuộc vào nguồn lực của mỗi tổ chức, mà đôi khi, bạn làm chương trình sẽ phụ trách thêm các nhiệm vụ khác như đào tạo, làm MC, hoạt náo, … Tất cả những vai trò này đòi hỏi những kỹ năng liên quan như giảng dạy hay sân khấu, …
Về kiến thức, thì một bạn làm chương trình cũng đòi hỏi có sự hiểu biết nhất định ở vấn đề (ví dụ như môi trường, phụ nữ, trẻ em,...) mà bạn sẽ làm, vì nó sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của vấn đề bạn đang giải quyết. Nếu không thì bạn sẽ dễ dàng bị dẫn dắt bởi nhiều luồng thông tin hay từ các nhóm khác nhau, và có thể không tìm được hướng ra cho dự án.
Ngoài kiến thức và kỹ năng nêu trên, còn yếu tố nào khác mà bạn trẻ như em cần lưu ý khi làm công việc này không?
Chị nghĩ đó chính là thái độ đúng trong công việc. Đây là vị trí đòi hỏi sự đa nhiệm, đôi khi cũng khá áp lực khi kiểm soát khối lượng công việc lớn, nhất là khi tới gần sự kiện/hoạt động thì bộ phận chương trình thường phải làm việc cường độ cao, hay như thức khuya, ở lại văn phòng để làm xong việc, hoặc phải xử lý những tình huống phát sinh không mong muốn.
Việc giữ cho mình sự bình tĩnh, kiên nhẫn, kiên cường trong suốt quá trình là rất quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng cần giữ được sự kỷ luật, theo sát tiến độ dự án. Khi bạn đảm bảo được điều này thì bạn mới có thể làm gương cho đồng đội của mình. Ngoài ra, vì thành viên của bộ phận này thường được xem là trưởng dự án, vì thế, việc khả năng dẫn dắt, lãnh đạo cũng là một kỹ năng không thể thiếu.
Chị cho rằng kỹ năng lãnh đạo, kỷ luật và khả năng phục hồi nhanh chóng trước những khó khăn là những kỹ năng quan trọng nhất của một bạn làm chương trình.
Vậy lộ trình phát triển của bạn làm chương trình sẽ trông như thế nào?
Thường thì các bạn sẽ bắt đầu ở vị trí thực tập sinh, sau đó có thể trở thành vị trí chính thức như cán bộ chương trình (program executive), rồi thành chuyên viên dự án (specialist), và trở thành quản lý chương trình (program manager) hay giám đốc chương trình (program director), tùy theo năng lực và sự thể hiện của bạn trong suốt thời gian làm ở tổ chức.
Thông thường, để quyết định một bạn được thăng cấp lên một vị trí cao hơn, chị sẽ nhìn vào năng lực thực tế của bạn ấy nhiều hơn. Có trường hợp, một bạn đi từ vị trí thực tập sinh bộ phận Gây quỹ, rồi chuyển sang bộ phận Chương trình, và chỉ sau 2 tháng làm việc, bạn đã được thăng tiến trở thành Quản lý chương trình vì sự thể hiện và năng lực rất tốt. Các bạn trẻ hãy lưu ý điều này nhé.
Phụ trách bộ phận chương trình ở một tổ chức phi lợi nhuận sẽ có những thách thức & những cơ hội nào, theo quan sát của chị?
Về thách thức
Tuỳ thuộc vào loại hình tổ chức em tham gia mà sẽ có những thách thức khác nhau.
Có thể nhóm thành những loại sau:
Thách thức liên quan đến kiến thức chuyên môn. Chẳng hạn, em làm về chủ đề trẻ em, nhưng chưa có đủ kiến thức sâu thì sẽ dễ bị phản biện từ chính đội nhóm của mình, hoặc sau khi ra mắt dự án thì có thể bị phản ứng cộng đồng, và truyền thông. Điều này có thể ảnh hưởng tới sự thành công của dự án.
Thách thức đến từ những áp lực. Bộ phận chương trình là đầu mối của rất nhiều các mối quan hệ, đối tác khác nhau, và các bên cũng có những mong đợi rất khác nhau. Việc làm sao để thỏa mãn được những mong đợi đó cũng là một thách thức không nhỏ. Ngoài ra, cũng còn rất nhiều áp lực khác như: phải đúng tiến độ dự án; hay phải tối ưu chi phí khi thực hiện, … Thì đây đều là những thực tế mà các bạn team chương trình phải đối mặt.
Thách thức đến từ những khủng hoảng, rủi ro. Đây là điều không mong muốn nhưng vẫn luôn có thể xảy ra khi thực hiện chương trình. Lúc này, đòi hỏi lớn nhất đối với bạn làm chương trình là sự bình tĩnh và độ linh hoạt cao trong cách xử lý để kiểm soát được khủng hoảng và không làm ảnh hưởng tới chương trình.
Thách thức đến từ những xung đột nội bộ. Điều này có thể xảy ra khi đội nhóm đang làm việc với cường độ và áp lực cao, rất dễ xảy ra tình huống như tranh cãi, hoặc bộc lộ những cảm xúc tiêu cực. Lúc này, việc điều tiết các mối quan hệ rất quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của dự án cũng như sự hài lòng chung của cả nhóm.
Về cơ hội
Các bạn sẽ có thể mở rộng kết nối của mình một cách đa dạng tới nhiều đối tượng khác nhau như đối tác, nhà tài trợ, cộng đồng, nhà cung cấp, … Điều này cũng mở ra những cơ hội khác như: cơ hội tham gia các chương trình đào tạo lớn, chương trình trao đổi trong nước và quốc tế,... rất giá trị mà nhiều bạn ở CHANGE từng có được.
Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để các bạn nâng cao kiến thức sâu hơn về lĩnh vực mà tổ chức đang hoạt động. Nhiều trường hợp, các bạn cũng được xem là chuyên gia trong lĩnh vực của mình.
Về kỹ năng (như nêu trên), các bạn cũng sẽ “lên tay" rất nhanh một khi đảm nhiệm về chương trình. Đây là những “vốn sự nghiệp" quan trọng mà chị nghĩ các bạn nên tích lũy càng sớm, và biến những điều đó thành hành trang giúp mình phát triển sự nghiệp nhanh hơn về sau.
Có sự khác nhau nào về yêu cầu dành cho một bạn chương trình làm ở một tổ chức phi lợi nhuận so với làm về Trách nhiệm xã hội ở doanh nghiệp (CSR) hay Phát triển bền vững không?
Theo chị, không có sự khác biệt quá nhiều về yêu cầu công việc về kiến thức hay kỹ năng, nếu khác, chị nghĩ nó nằm ở mặt nguồn lực. Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, thường thì nguồn lực cũng hạn chế, nên các bạn chương trình phải biết cách tận dụng và tối ưu nguồn lực nội bộ nhiều nhất có thể. Trong khi đó, doanh nghiệp có thể có nhiều nguồn lực để triển khai hoặc thuê dịch vụ bên ngoài hỗ trợ.
Thực tế, có nhiều bạn từng làm ở CHANGE và chuyển sang làm nhân viên Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR), hay Phát triển bền vững (Sustainability) ở nhiều doanh nghiệp lớn. Điều này chứng tỏ khả năng chuyển đổi lĩnh vực của một bạn làm chương trình là rất cao, vì bản chất những kiến thức, kỹ năng, mối quan hệ bạn có được trong quá trình trước đó có thể sử dụng ở nhiều môi trường khác nhau. Chính vì tính ứng dụng lớn, vô hình chung, mở ra cho bạn nhiều cơ hội việc làm hơn.
Vì thế, các bạn trẻ đừng ngần ngại đầu quân cho một tổ chức phi lợi nhuận nha, các bạn sẽ học hỏi và nhận được rất nhiều cơ hội rất giá trị.
Cảm ơn chị Nhi đã dành thời gian chia sẻ.
Bài viết nằm trong series phỏng vấn những người thực hành trong lĩnh vực Tác động xã hội đầu tiên tại Việt Nam mang tên “Mở đường dẫn lối" do Dear Our Community khởi xướng.
(Còn tiếp - Đâu là những bài học “xương máu” khi làm chương trình?)
Làm sao để đọc tiếp về chủ đề & trao đổi sâu hơn với chị Nhi? Cách 1: Tiếp tục theo dõi loạt bài phỏng vấn tiếp theo trong thời gian tới về các công việc Gây quỹ và Truyền thông.
Cách 2: (quan trọng lắm nè): Nhấn theo dõi Dear Our Community và tham gia cộng đồng bạn trẻ dấn thân với các công việc tạo tác động xã hội TẠI ĐÂY để không bỏ lỡ những cập nhật mới nhất.
Chị Nhi tốt nghiệp với chuyên ngành truyền thông, tham gia và đồng hành cùng CHANGE từ những ngày đầu tổ chức mới được thành lập. Hơn chín năm làm việc tại CHANGE đã đem lại cho chị kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực truyền thông nâng cao nhận thức cộng đồng, quản lý chương trình, tổ chức cộng đồng, quan hệ chính phủ, và các kỹ năng phát triển chiến lược. Ngoài công việc, chị Nhi còn là đại diện năng động của Việt Nam qua nhiều bổng ngắn hạn và chương trình trao đổi quốc tế: Đối thoại Chính sách với Chính phủ Đan Mạch (2019), Xây dựng Chiến lược Chiến dịch với Quỹ Khí hậu Châu Âu (2018), Thủ lĩnh trẻ Đông Nam Á YSEALI với Bộ ngoại giao Mỹ (2017), Năng lượng Chuyển bước Toàn cầu với phong trào 350.org (2013), cùng nhiều chương trình trao đổi khác trong khu vực. |
CHANGE là tổ chức phi lợi nhuận hoạt động tại thành phố Hồ Chí Minh, hướng đến giải quyết các vấn đề môi trường cấp bách tại Việt Nam. CHANGE được thành lập năm 2013 với sứ mệnh khuyến khích, thúc đẩy việc giữ gìn và bảo tồn môi trường thông qua giáo dục, truyền thông sáng tạo nhằm thay đổi hành vi và truyền cảm hứng để cộng đồng Việt Nam cùng hành động. |
![[RECAP GATHERING #6] KINH TẾ TUẦN HOÀN THỰC SỰ LÀ GÌ?](https://static.wixstatic.com/media/f2af8c_85b8c96faede4d568038ea4fbec965fa~mv2.png/v1/fill/w_93,h_53,fp_0.50_0.50,q_95,enc_auto/f2af8c_85b8c96faede4d568038ea4fbec965fa~mv2.png)
